Das Universitätsarchiv berät alle universitären Einrichtungen gerne bei Fragen zur Schriftgutverwaltung.
Keller voll? Wir helfen!
Sie haben in Ihrer Einrichtung keinen Platz mehr für alte Akten und möchten sie loswerden? Wir kommen gerne zu Ihnen und besichtigen die auszusondernden Akten vor Ort. Gemeinsam entscheiden wir, welche Akten ins Archiv übernommen werden können.
Sie müssen nur noch die Akten, die Sie an uns abgeben möchten, in einer Liste mit Aktenzeichen, Aktentitel und Laufzeit erfassen. So können wir gewährleisten, dass Ihre Akten im Archiv einfach und schnell wiedergefunden werden können. Gerne stellen wir Ihnen eine Vorlage für die Abgabeliste zur Verfügung.
Gerne übernehmen wir übrigens auch Ihre digitalen Unterlagen. Bitte sprechen Sie uns an!
Warum archivieren?
Damit historische Daten nicht verloren gehen, müssen alle nicht mehr benötigen dienstlichen Unterlagen dem Universitätsarchiv zur Übernahme angeboten werden (Landesarchivgesetz). Das betrifft auch solche Unterlagen, die nach gesetzlichen Bestimmungen vernichtet oder gelöscht werden müssen oder die der Geheimhaltung unterliegen. Nach Ablauf der Sperr- und Schutzfristen stehen die Akten dann der Forschung zur Verfügung.
Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Aufbewahrungsfristen können je nach Dokumentenart sehr unterschiedlich sein. Wir haben Ihnen einen Übersicht über die Aufbewahrungsfristen zusammengestellt, der Ihnen eine erste Orientierung bietet (PDF, mit JGU-Account einsehbar).