1. Diese Ordnung regelt die Nutzung, die Erhaltung sowie den Schutz der wissenschaftlichen Sammlungen der JGU. Die zum Zeitpunkt des Beschlusses des Präsidiums bestehenden Sammlungen der JGU sind in der Anlage aufgeführt.
2. Sammlungen bestehen aus Sammlungsobjekten. Dabei kann es sich um dreidimensionale Objekte, bibliothekarische Medien oder Archivalien handeln.

Die Sammlungen der JGU dienen der Forschung, der Lehre, dem Studium und der Öffentlichkeitsarbeit.

1. Die Verantwortung für die Nutzung, die Zugänglichkeit, die Erschließung, den Erhalt, die Bestandspflege, die Erweiterung und ggf. die Aussonderung der Sammlungen tragen die Struktureinheiten (z. B. Fachbereiche, Institute, Zentrale Einrichtungen), denen die jeweiligen Sammlungen zugeordnet sind. Die Struktureinheiten setzen hierzu jeweils eine Sammlungsbetreuung ein. Der Sammlungsbetreuung obliegt insbesondere die Kontrolle und die Aufsicht über die Sammlungsobjekte. Sie trifft Maßnahmen zum notwendigen Schutz vor Verlust, Beschädigung, unsachgemäßer Nutzung und vor Beeinträchtigung durch äußere Einflüsse und erstellt mit Unterstützung der Sammlungskoordination ein Sammlungskonzept für die jeweilige Sammlung. Der Sammlungsbetreuung kann die Funktion einer wissenschaftlichen Leitung der Sammlung übertragen werden. Die wissenschaftliche Leitung einer Sammlung entscheidet über wissenschaftliche und konzeptuelle Schwerpunktsetzungen sowie die inhaltliche Ausrichtung der jeweiligen Sammlung.
2. Bei Sammlungen, deren Sammlungsbetreuungen aufgrund von vertraglichen Vereinbarungen nicht der für die betreffende Sammlung zuständigen Struktureinheit angehören, können Entscheidungen nach § 3 Abs. 1, Satz 3 und 4 nur im Einvernehmen mit dieser Struktureinheit getroffen werden.
3. Die Sammlungskoordination ist an der Universitätsbibliothek Mainz angesiedelt. Sie steht den Sammlungsbetreuungen koordinierend, beratend und unterstützend zur Seite. Sie ist Ansprechpartnerin für das Präsidium in übergreifenden Belangen der Sammlungen. Sie koordiniert die Treffen der Sammlungsbetreuungen und führt ein Gesamtverzeichnis über die Sammlungen, deren Standorte, institutionelle Anbindungen sowie die zuständigen Sammlungsbetreuungen. Sie unterstützt die Sammlungsbetreuungen insbesondere in sammlungsübergreifenden Angelegenheiten durch Information und Beratung sowie bei der Erstellung eines Sammlungskonzeptes für die jeweiligen Sammlungen. Im Einvernehmen mit der jeweiligen Struktureinheit schlägt die Sammlungskoordination die An- bzw. Aberkennung des Status einer „Sammlung der JGU“ der Hochschulleitung zur Entscheidung vor.

1. Die Sammlungsbetreuung erstellt mit Unterstützung der Sammlungskoordination ein Sammlungskonzept für die jeweilige Sammlung.
2. Das Sammlungskonzept benennt Zweck und Ziel der Sammlung, Sammlungsbereiche und Schwerpunkte sowie Perspektiven der Weiterentwicklung der Sammlung. Es enthält Richtlinien für den Erhalt und die Nutzung der Sammlungsobjekte und regelt das Verhältnis zwischen Struktureinheit und Sammlungsbetreuung.

Zur Vernetzung und Erhöhung der Sichtbarkeit erschließen die Sammlungsbetreuungen nach Maßgabe der zur Verfügung stehenden Arbeitskapazitäten die jeweiligen Sammlungen in Datenbanken. Die Sammlungskoordination erstellt in Abstimmung mit den Sammlungsbetreuungen allgemeine Richtlinien für die Erfassung, Dokumentation und Inventarisierung der Sammlungsobjekte. Für Objekte, bibliothekarische Medien sowie Archivalien aus den Sammlungen stellt die Universitätsbibliothek Mainz sammlungsübergreifende Nachweissysteme zur Verfügung.

Die Nutzung zu wissenschaftlichen Lehr- und Forschungszwecken hat stets Vorrang vor sonstigen Nutzungen. Die jeweilige Struktureinheit trifft in Absprache mit der Sammlungsbetreuung und der Sammlungskoordination unter Berücksichtigung der konservatorischen Schutzbedürftigkeit die grundsätzliche Entscheidung, unter welchen Bedingungen und für welchen Personenkreis eine Sammlung oder einzelne Sammlungsobjekte für wissenschaftliche oder ggfls. auch öffentliche Zwecke nutzbar sind.

1. Sammlungsobjekte können Mitarbeitenden sowie Studierenden der JGU auf begrenzte Dauer zur Nutzung in Forschung, Lehre, Studium sowie zur öffentlichen Präsentation zur Verfügung gestellt werden. Die Ausleihe und die Rückgabe sind jeweils von der Sammlungsbetreuung zu erfassen. Im Zuge der Ausleihe ist die ausleihende Person über den sorgsamen Umgang mit den Sammlungsobjekten zu belehren. Sie bestätigt die Ausleihe und die erfolgte Belehrung mit ihrer Unterschrift.
2. Sammlungsobjekte können zum Zwecke der Forschung, der Lehre und der Präsentation außerhalb der JGU ins In- und Ausland verliehen werden. Hierfür ist ein Leihvertrag zu schließen. Die Verträge schließt seitens der JGU die Sammlungsbetreuung, bei einem Versicherungswert über 1.000 € der Präsident der JGU.
3. Die entleihende Person oder Einrichtung haftet für die entliehenen Sammlungsobjekte. Der Verlust oder die Beschädigung von Sammlungsobjekten sind der jeweiligen Sammlungsbetreuung unverzüglich anzuzeigen. Bei Verlust oder Beschädigung von Sammlungsobjekten werden die für Ersatzbeschaffung oder Reparatur anfallenden Kosten der entleihenden Person oder Einrichtung in Rechnung gestellt.

1. Treten bisher nicht erfasste, inhaltlich zusammenhängende Bestände in Erscheinung oder entsteht im Rahmen wissenschaftlicher Aktivität ein Bestand, der sich in das Lehr- und Forschungsprofil einfügt, können derartige Bestände den Status einer „Sammlung der JGU“ erhalten. Die Sammlungskoordination erarbeitet hierzu im Einvernehmen mit der zuständigen Struktureinheit und ggf. der Person bzw. Einrichtung, in deren Besitz sich der Bestand befindet, einen Vorschlag und legt diesen der Hochschulleitung zur Entscheidung vor.
2. Die Mitarbeitenden der JGU zeigen der zuständigen Sammlungsbetreuung Objekte, bibliothekarische Medien oder Archivalien an, die ihnen für eine Aufnahme in bestehende Sammlungen geeignet scheinen.

1. Bestehende Sammlungen sind zu erhalten, solange sie der Forschung, der Lehre, dem Studium oder der Öffentlichkeitsarbeit an der JGU dienen und den ethischen Richtlinien des Internationalen Museumsrats ICOM entsprechen.
2. Die Sammlungskoordination legt Grundsätze zur Pflege der Sammlungen fest und berät die Sammlungsbetreuungen bei der Pflege der Sammlungen.
3. Sammlungen bzw. Sammlungsobjekte können durch Entscheidung der Struktureinheiten im Benehmen mit der jeweiligen Sammlungsbetreuung und der Sammlungskoordination zwischen Organisationseinheiten der JGU übertragen werden.
4. Geplante räumliche Umsetzungen von Sammlungen sowie diese betreffende bauliche Maßnahmen durch die Abteilung Technik bzw. die Immobilienabteilung erfolgen in enger Abstimmung mit der Struktureinheit, der Sammlungsbetreuung und der Sammlungskoordination.
5. Die Sammlungskoordination entwickelt zusammen mit den Sammlungsbetreuungen einen Notfallplan für die einzelnen Sammlungen. Die Notfallzuständigkeit liegt bei den Struktureinheiten, die Sammlungskoordination wirkt unterstützend mit.

1. Verlust oder Beschädigung von Sammlungsobjekten meldet die Sammlungsbetreuung unverzüglich der Sammlungskoordination. Vor der Aussonderung derartiger Sammlungsobjekte ist die Sammlungskoordination zu informieren. Bei geringfügigem Verlust oder Beschädigung von Sammlungsobjekten aus Gebrauchssammlungen, wie etwa aus Sammlungen, die in der Lehre eingesetzt werden, entfällt die Informationspflicht.
2. Sofern die Struktureinheit und die Sammlungsbetreuung davon ausgehen, dass eine Sammlung oder Sammlungsobjekte keinen erkennbaren gegenwärtigen und zukünftigen Nutzen mehr für Forschung, Lehre, Studium oder die öffentliche Präsentation haben werden, teilen sie dies der Sammlungskoordination mit. Dabei gibt die Sammlungsbetreuung sofern möglich den marktüblichen Wert der Sammlung bzw. der Sammlungsobjekte an und stellt den Status der Sammlung hinsichtlich vergleichbarer Sammlungen mit Hinweis auf mögliche Alleinstellungsmerkmale ausführlich dar. In Zusammenarbeit mit der Sammlungsbetreuung entwickelt die Sammlungskoordination auf der Grundlage des vom Deutschen Museumsbund entwickelten Leitfadens zum Sammeln und Abgeben von Museumsgut[1] ein Konzept, das die Bewahrung der Sammlung an der Struktureinheit, die kommissarische oder dauerhafte Angliederung an eine andere bestehende Sammlung der JGU, die Dauerleihgabe an eine andere Institution oder – im Rahmen des geltenden Haushaltsrechts – die Abgabe an eine andere Institution bzw. die Entsorgung beinhalten kann.
3. Löst sich eine Struktureinheit auf und verliert eine Sammlung dadurch ihre Zuordnung, entwickelt die Sammlungskoordination gemeinsam mit der Nachfolgeeinheit der aufgelösten Struktureinheit analog zu der in § 10 Abs. 2 geregelten Vorgehensweise ein Konzept zum weiteren Umgang mit der entsprechenden Sammlung.
4. Die JGU folgt im Umgang mit Sammlungen und Sammlungsobjekten den "Ethischen Richtlinien für Museen“[2] des Internationalen Museumsrats ICOM und geht Fragen der Provenienz aktiv nach. Die Sammlungsbetreuungen prüfen ihre jeweiligen Sammlungen auf nicht eindeutige bzw. unrechtmäßige Besitz- und Eigentumsverhältnisse bzw. auf ethische Bedenken hinsichtlich einzelner Sammlungsobjekte, die sich in den Sammlungen befinden, befunden haben oder diesen hinzugefügt werden sollen, mit dem Ziel der Restitution bzw. Repatriierung. Die Sammlungsbetreuungen teilen entsprechende Hinweise der Sammlungskoordination mit.

1. Öffentlichkeitsarbeit für die Sammlungen geschieht u. a. in Form von Ausstellungen, Publikationen oder Online-Präsentationen.
2. Die Sammlungsbetreuungen, die Struktureinheiten oder die Sammlungskoordination initiieren und konzipieren Ausstellungen und führen sie durch.
3. Die Sammlungskoordination betreut den zentralen Webauftritt der Universitätssammlungen und fungiert in Abstimmung mit der Stabstelle Kommunikation und Presse (KOM) in übergreifenden Angelegenheiten der Universitätssammlungen als Ansprechpartner für externe Personen, Organisationen und Einrichtungen.

Die Sammlungsordnung tritt am 10.02.2021 in Kraft. Sie wird im Internet auf den Seiten der Universitätsbibliothek Mainz veröffentlicht und durch Rundschreiben an die Fachbereiche, Hochschulen und Zentralen Einrichtungen bekannt gemacht.

Mainz, den 09.02.2021