1. Die Ordnung zum Betrieb eines Forschungsinformationssystems gilt für die Mitglieder und Angehörigen der JGU gemäß § 36 HochSchG, insbesondere die betroffenen Forschenden und Beschäftigten aus Technik und Verwaltung. Sofern Dritte das FIS nutzen, finden die Bestimmungen entsprechende Anwendung.
2. Die unter Abs. 1 genannte Personengruppe wird im nachfolgenden Text als FIS-Nutzende bezeichnet.

1. Forschungsinformationen sind strukturierte Informationen zu den Forschungsaktivitäten der wissenschaftlich tätigen Mitglieder und Angehörigen der JGU gemäß § 2. Forschungsaktivitäten sind u. a. Publikationen, Patente, Forschungsprojekte, Herausgeberschaften und Vorträge. Das FIS ist ein datenbankbasiertes Managementsystem, in dem diese Informationen elektronisch erfasst und verarbeitet werden.
2. Die im FIS verarbeiteten personenbezogenen Daten und Forschungsaktivitäten werden in das Data Warehouse der JGU übernommen und mit Informationen zu Personen sowie Struktureinheiten der JGU verknüpft.
3. Die bibliografischen Daten der im FIS erfassten Publikationen werden automatisiert in die Universitätsbibliografie übernommen.
4. Um die Forschungskompetenzen an der JGU öffentlich transparent und aktuell darzustellen, werden die im FIS verarbeiteten personenbezogenen Daten und Forschungsaktivitäten über individuelle Profilseiten sowie über die Webseiten der Universität öffentlich zugänglich gemacht.

1. Die Datenverarbeitung im FIS erfolgt zur Erfüllung folgender gesetzlich festgelegter Aufgaben der JGU auf Grundlage des Artikels 6 Abs. 1 Unterabs. 1 Buchstabe e, Abs. 2 und 3 DSGVO i. V. m. § 12 Abs. 4 HochSchG: 
   1.     zur Veröffentlichung von Forschungsergebnissen,
   2.     zur Qualitätssicherung,
   3.     zur Erfüllung der gesetzlich vorgesehenen Auftrags- oder Selbstverwaltungsangelegenheiten,
   4.     zur Hochschulentwicklung und Steuerung der JGU,
   5.     zur Kontaktpflege mit ehemaligen Mitgliedern der Hochschule und
   6.     zur Bewertung und Durchsetzung des Gleichstellungsauftrages.
2. Darüber hinaus verfolgt die JGU mit dem Betrieb des FIS folgende weitere Zwecke:
   1.     Unterstützung der Forschenden bei der Erfassung, Verwaltung und Aufbereitung ihrer Forschungsaktivitäten,
   2.     Gewährleistung von Kontrolle und Transparenz für FIS-Nutzende bei der Verarbeitung ihrer Forschungsinformationen,
   3.     Entlastung der FIS-Nutzenden bei der Erstellung von Berichten,
   4.     Aufbau und Etablierung einer validierten Datenbasis von Forschungsinformationen für das Berichtswesen der JGU,
   5.     Vermeidung redundanter Datenerhebung und Sicherstellung einer konsistenten Datenbasis für verschiedene weitere Berichtsanlässe auf unterschiedlichsten Organisationsebenen,
   6.     Zusammenführung und Vernetzung von Forschungsaktivitäten für interne und externe Zielgruppen durch die Veröffentlichung ausgewählter Forschungsinformationen.
3. Die Nutzung des FIS zu anderen als den in Abs. 1 und 2 definierten Zwecken ist ausgeschlossen. Bei einem Verdacht der missbräuchlichen Nutzung ist diese unverzüglich an die Administration des FIS oder den CIO zu melden.

1. Die im FIS gespeicherten Daten werden ausschließlich zu den in § 4 genannten Zwecken verarbeitet. Die FIS-Nutzenden erhalten eine ihren Aufgaben entsprechende Rolle im FIS.
2. Zur Erfassung und Verarbeitung von Forschungsaktivitäten einschließlich personenbezogener Daten haben FIS-Nutzende sowie von ihnen beauftragte Personen Basiszugriff auf das FIS.
3. Im Rahmen dieses Rechte- und Rollenkonzepts können zur Verarbeitung von personen-bezogenen Daten insbesondere folgende datenverarbeitende Stellen, die mit der Abwicklung der Zwecke gemäß § 4 betraut sind, einen erweiterten Zugriff auf das FIS erhalten:
   1.    die Universitätsbibliothek Mainz und das Zentrum für Datenverarbeitung,
   2.    die Dekaninnen und Dekane sowie die Dekanatsverwaltungen,
   3.    die Leitungen der Zentralen Wissenschaftlichen Einrichtungen und deren Verwaltungen,
   4.    die Mitglieder des Präsidiums und Beauftragte des Präsidiums,
   5.    die Zentrale Universitätsverwaltung sowie
   6.    die Abteilung JGU Berichtswesen.
4. Die Administration des FIS erfolgt gemeinsam durch die Universitätsbibliothek und das Zentrum für Datenverarbeitung.

1. Die FIS-Nutzenden der JGU nach § 2 Abs. 1 sind zur Erfüllung der in § 4 genannten Zwecke verpflichtet, ihre Publikationen in das FIS einzupflegen, die Einträge auf Korrektheit und Vollständigkeit zu prüfen sowie aktuell vorzuhalten. Die Erfassung weiterer Forschungsaktivitäten gem. § 3 Abs. 1 ist fakultativ. Zur Unterstützung der FIS-Nutzenden wird ein Schulungs- und Supportkonzept umgesetzt.
2. Die FIS-Nutzenden der JGU nach § 2 Abs. 1 erhalten ein FIS-Zugangskonto. Der Zugang zum FIS mit dem JGU-Account endet mit den für die JGU zentral festgelegten Fristen nach dem Ende des jeweiligen Beschäftigungsverhältnisses oder nach der Exmatrikulation. 

3. Darüber hinaus findet die Eingabe und Aktualisierung der Daten teilweise in automatisierten Prozessen über folgende Schnittstellen statt:

   1.    Zentrales Identitätsmanagementsystem der JGU für die Stammdaten der FIS-Nutzenden, E-Mail-Adressen und Zuordnungen zu Organisationseinheiten,
   2.    Bibliographische Datenbanken und Open-Access-Repositorium der Universitätsbibliothek Mainz für Publikationsdaten,
   3.    Finanzsystem der Drittmittelverwaltung für Daten zu Drittmittelprojekten,
   4.    Managementsystem für Forschungsinfrastrukturen.

4. Die im FIS eingetragenen Forschungsaktivitäten werden auf öffentlich sichtbaren Profilseiten dargestellt. Wenn diese öffentliche Sichtbarkeit individuell nicht gewünscht wird, kann sie durch die FIS-Nutzenden selbstständig deaktiviert werden.
5. Daten von FIS-Nutzenden, die dem Geltungsbereich des Artikel 9 EU-DSGVO unterliegen, werden durch das FIS nicht verarbeitet.
6. In Einzelfällen (z. B. Darstellung der Daten auf den Webseiten der JGU) findet die Verarbeitung auf freiwilliger Basis, d. h. auf Grundlage des Artikel 6 Abs. 1 Unterabs. 1 Buchstabe a DSGVO (Einwilligung) statt. 

Unter Berücksichtigung der Zwecke des FIS nach § 4 bleiben personenbezogene Daten und damit verknüpfte Forschungsaktivitäten auch nach Ausscheiden aus der JGU langfristig oder dauer¬haft im FIS erhalten. Eine automatische Löschung von personenbezogenen Daten und der damit verknüpften Forschungsaktivitäten erfolgt nicht.